Formulieren

Klik op het tabblad om het formulier van je keuze in te vullen.

HVV Hengelo hanteert een mediaprotocol voor het plaatsen van foto’s en video’s op de website www.hvvhengelo.nl en voor social media zoals Facebook, Twitter, Youtube, groeps-Whatsapp van teams, vereniging gerelateerde Whatsapp groep. In het protocol kunt u de regels lezen, waaraan HVV Hengelo zich houdt als het gaat om foto’s en video’s van onze leden, begeleiders en andere betrokkenen.

Gebruik website/social media

De commissie PR van HVV Hengelo beheert de website www.hvvhengelo.nl en heeft tot doel, informatie te verstrekken over de voetbalvereniging. Deze informatie is bestemd voor leden, ouders/verzorgers van jeugdleden, externe contacten en belangstellenden;
Het auteursrecht ten aanzien van de inhoud van de website berust bij HVV Hengelo. Het is niet toegestaan de inhoud van de website geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van het bestuur van de vereniging;
Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie mogen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden, de fotograaf/ Vlogger of HVV Hengelo reporter;
Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website of één van onze social media-kanalen, wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht;
Er worden geen foto’s en/of video’s van individuele kinderen geplaatst op de website van HVV Hengelo als de ouders bezwaar hebben gemaakt;
Op de foto’s en/of video’s zijn de kinderen gekleed in HVV Hengelo gerelateerde trainings- of wedstrijdkleding; minimaal een korte broek met T-shirt of vrijetijdskleding;
Namen worden alleen geplaatst als de persoon/personen een functie bekleden bij HVV Hengelo zoals leden van het bestuur en begeleiders en trainers van de teams. Als hij/zij het hiermee niet eens is, wordt de achternaam verwijderd;
Er worden geen adressen en telefoonnummers genoemd anders dan van degene met een functie voor de club, zoals leden van bestuur en begeleiders en trainers van de teams;
Als ouder/verzorgers problemen heeft/hebben met één of meerdere foto (’s) en/of video (’s), dan kan in overleg met deze persoon besloten worden de betreffende foto (’s) en/of video(’s)te verwijderen;
Leden en/of ouders/verzorgers van jeugdleden die bezwaar hebben tegen het plaatsen van foto’s en/of video’s dan wel hun kind(eren) dienen dit kenbaar te maken bij het bestuur door een mail te sturen naar PR@hvvhengelo.nl. Deze personen komen dan op een lijst te staan, waarmee rekening gehouden wordt bij het plaatsen van foto’s en/of video’s. Dit bezwaar kan ook weer worden ingetrokken.
Binnen veel teams wordt gebruikt gemaakt van Whatsapp-groepen. Door deel te nemen aan een whatapp groep, accepteert u dat er foto’s of namen van een voetbalwedstrijd of een verenigingsactiviteit van u, uw kind(eren), partner, kunnen worden gepubliceerd op de HVV Hengelo social media kanalen. Als ouders niet willen dat hun kind op de foto staat, moeten de begeleiders hier rekening mee houden;
Het bestuur is en blijft alleen eindverantwoordelijk voor de website www.hvvhengelo.nl.

Maken van foto en video opnames

Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie mogen/kunnen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden of uitgenodigde pers;
Mogelijke omstandigheden waarbij opnamen gemaakt kunnen worden zijn:

wedstrijden en (officiële) toernooien;
verenigingsactiviteiten;
tijdens trainingen.

Binnen HVV Hengelo is het niet toegestaan foto’s en of opnames te maken in de kleedkamer of doucheruimtes, behoudens de traditionele kampioensfoto met wedstrijdkleren aan onder de douche.

Bewaking privacy gebruik van opnamen

Voor zover de opnamen louter voor eigen gebruik zijn bedoeld gelden geen nadere bepalingen mits het eigen kind betreft, noch aanvaardt de vereniging enige aansprakelijkheid hiervoor;
Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht;
Door een trainer en/of coach kan gevraagd worden filmopnames te maken van zijn/haar team omwille van het verbeteren van de prestaties. De volledige opnamen worden enkel ter beschikking gesteld aan de door de trainer en/of coach aangewezen personen. Gedeelten van de opnamen kunnen echter gebruikt worden voor de website;
In alle andere gevallen van foto- en video-opnames dient goedkeuring te worden verkregen van het hoofdbestuur.

Ouders van jeugdleden en leden, die bezwaar hebben tegen het maken van opnames in algemene zin, kunnen dit bezwaar, met redenen omkleed, kenbaar maken bij het bestuur.

Sancties

Bestuursleden, begeleiders, coaches en trainers hebben een voorbeeldfunctie als het gaat om het gebruik van beelddragers. Zij dienen te allen tijde te handelen naar dit protocol. Indien zich een incident voordoet zal het hoofdbestuur hier zorgvuldig mee omgaan en disciplinaire maatregelen treffen met de mogelijkheid om dit ook te melden aan betreffende instanties. Betrokkenen worden in dit geval direct geïnformeerd.

Mocht u vragen en/of opmerkingen hebben over dit mediaprotocol, dan horen wij dat graag. U kunt in dit geval een mail sturen naar PR@hvvhengelo.nl

Download het mediaprotocol als pdf

Privacybeleid

Ons privacybeleid

Sinds 25 mei 2018 is de Europese privacyrichtlijn van kracht geworden. Ook HVV Hengelo is gehouden aan deze wetgeving. Hierna leest u wat de vereniging doet met uw persoonsgegevens en welke maatregelen het bestuur heeft getroffen om aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) te voldoen.

Gebruik van uw gegevens

Om onze vereniging te kunnen besturen, gebruiken wij bepaalde gegevens van u. Dit zijn persoonlijke gegevens, bijvoorbeeld uw adres en bankrekeningnummer. Deze gegevens verzamelen, gebruiken en bewaren (in één woord: verwerken) we.

Van wie verwerken wij gegevens?

Wij verwerken gegevens van de leden van de vereniging. Deze gegevens krijgen we van u bij uw aanmelding als lid. Ook verwerken we gegevens die u ons geeft als u contact met ons heeft, bijvoorbeeld wanneer u ons belt of een mail stuurt.

Welke gegevens verwerken wij van u?

Wij verwerken de volgende gegevens: uw naam, adres en woonplaats, geboortedatum en geslacht, telefoonnummer en e-mailadres en uw bankrekeningnummer. Ook leggen we vast of u onze nieuwsbrieven wilt ontvangen.

Met welk doel verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw gegevens om de vereniging goed te kunnen besturen en de leden- en financiële administratie van de vereniging uit te voeren. Denk daarbij aan het geven van informatie over verenigingszaken, verenigingsactiviteiten en het innen van de contributie.

Wilt u weten welke van uw gegevens wij verwerken?

U hebt het recht om de vereniging te vragen inzage in uw persoonsgegevens te geven (tenzij de vereniging op grond van de AVG niet verplicht is om de inzage te geven) en om uw gegevens te laten aanvullen, verwijderen of af te schermen. Ziet u dat de gegevens niet juist zijn of ontbreekt er informatie? Laat het ons weten, dan passen we de gegevens aan. U moet zich bij zo’n verzoek wel identificeren.

Wilt u niet dat wij uw gegevens gebruiken?

U kunt ons vragen om uw gegevens voor bepaalde situaties niet meer te gebruiken, bijvoorbeeld als u onze digitale nieuwbrief niet (meer) wilt ontvangen. Stuur ons dan een mail, dan zorgen we daarvoor. We hebben uw gegevens natuurlijk wel nodig om u te informeren over verenigingsactiviteiten en de algemene ledenvergadering of het innen van de contributie.

Aan wie worden uw gegevens verstrekt?

De vereniging heeft contacten met externe partijen. Het bureau van de KNVB is zo’n partij: het bureau dient onze leden- en financiële administratie in te zien. Degenen die de gegevens verwerken hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend.

Hoelang bewaren wij uw gegevens?

Wij verzamelen uw gegevens met het doel de vereniging te besturen. We bewaren uw gegevens zolang we ze nodig hebben voor dit doel. Als wij uw gegevens niet meer nodig hebben, verwijderen wij de gegevens. Langer bewaren van de gegevens mag alleen als de persoonsgegevens noodzakelijk zijn om aan een wettelijke bewaarplicht te voldoen.

Wat zijn cookies en wat doen wij er mee?

Cookies zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt, zij onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Een cookie is een klein hulpbestand dat bij een eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. Wij kunnen hiermee onze website beter laten werken. Wij gebruiken alleen technische en functionele cookies. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en voor uw gebruiksgemak. Voor het gebruik van deze cookies is geen toestemming vereist. U kunt zich echter wel afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle (cookie-)informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van de browser verwijderen. Verwijdering kan echter het gebruik van sommige functionaliteiten op de website vertragen of onmogelijk maken.

Links naar andere websites

Op onze website staan (als service) een aantal links naar websites of e-mailadressen van organisaties. Als u daarop klikt, wordt de website van die andere organisatie geopend. Zodra u op de website van een van die organisaties bent, is het privacybeleid van die organisatie van toepassing.

Beveiliging

Uw gegevens worden door ons goed beveiligd tegen verlies, diefstal of ander onrechtmatig gebruik. Wij hebben de nodige maatregelen getroffen om te voorkomen dat uw persoonsgegevens verloren raken, gestolen worden of door derden buiten de vereniging worden bekeken. Wij verwerken geen persoonsgegevens die wij niet nodig hebben. Wij hebben beleid en processen ontwikkeld om uw gegevens alleen te gebruiken en te bewaren voor zover dat nodig is.